privacy

De bescherming van jouw persoonsgegevens is belangrijk voor ons 

Deze privacyverklaring biedt gedetailleerde informatie in verband met de bescherming van je persoonsgegevens door Willemsfonds vzw (“wij”).

Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten. Het doel van deze privacyverklaring is je te informeren over welke persoonsgegevens wij verwerken, de redenen waarvoor wij deze gegevens verwerken en delen, hoelang we ze bewaren en hoe je jouw rechten kan uitoefenen.

Indien nodig kunnen wij je bijkomende informatie verschaffen wanneer je een aanvraag doet voor een specifiek product of een specifieke dienst.

De bescherming van je persoonsgegevens is belangrijk voor ons. 

Kernpunten van onze privacyverklaring

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en het respect voor je privacy. Daarom willen we in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort tot AVG, gemeenzaam bekend onder de naam “GDPR”).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in meer algemene zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via e-mail naar privacy@willemsfonds.be

Onze privacyverklaring

1. Welke persoonsgegevens hebben we nodig?
1.1. Algemeen

Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens voor zover als nodig in het kader van onze activiteiten. De gegevens die we verzamelen gebruiken we alleen voor de doeleinden waarvoor we deze gegevens hebben verkregen. Hierbij verwerken wij verschillende categorieën van persoonsgegevens, met inbegrip van:

• Identificatiegegevens (vb. naam, identiteitskaart - en paspoortnummers, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, geslacht, foto, IP-adres);
• Contactgegevens (vb. post – en emailadres, telefoonnummer);
• Gedragsgegevens (gegevens met betrekking tot uw gewoontes en voorkeuren): deelname aan events en activiteiten, abonnementen kranten, tijdschriften,  gebruik van media en communicatiemiddelen, hobby’s,  sport;
• Beeld en geluid:  portret, pasfoto, sfeerfoto, geluidsopname.

Tenzij wettelijk verplicht of indien dit voortvloeit uit de producten en diensten die wij aanbieden (vb. indien je deze informatie hebt vermeld bij je inschrijving als lid of als deelnemer aan een activiteit), verwerken wij nooit persoonsgegevens die betrekking hebben op je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, genetische gegevens of gegevens betreffende je seksleven of seksuele voorkeur.

De gegevens die wij over jou gebruiken zijn gegevens die je ons rechtstreeks hebt bezorgd, of gegevens die wij verkregen hebben via één van volgende bronnen, om onze databanken te verifiëren of aan te vullen:

• publicaties/databanken beschikbaar gemaakt door officiële instanties (vb. het Belgisch Staatsblad);
• websites/social media pagina’s die informatie bevatten die je zelf hebt publiek gemaakt (vb. uw eigen website of social media pagina);
• databanken die door derde partijen publiek gemaakt werden;
• Google Analytics
• bevriende verenigingen aan wie je de toelating hebt gegeven om je gegevens te delen met ons.

1-2 Verzameling van persoonsgegevens van minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

2. Waarom en op welke basis gebruiken wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Willemsfonds vzw enkel verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Willemsfonds vzw (uitvoering van een overeenkomst of de bijschriften ervan);
• het versturen van tijdschriften, nieuwsbrieven, informatie over de werking, uitnodigingen, zowel op papier als elektronisch (toestemming betrokkene);
• het beantwoorden aan wettelijke verplichtingen (boekhouding/fiscaliteit, personeelsbeheer, …);
• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);

2.1 Algemeen

a. Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

Wij gebruiken je persoonsgegevens om te voldoen aan verschillende wettelijke en reglementaire verplichtingen, met inbegrip van het antwoorden op een officieel verzoek van een gemachtigde publieke of gerechtelijke instantie (vb. boekhouding, personeelsbeheer).

b. Om een overeenkomst met je uit te voeren of om de nodige stappen te ondernemen op jouw verzoek vooraleer een overeenkomst aan te gaan

Uw inschrijving als lid van onze vereniging, als vrijwilliger, als deelnemer aan een van onze activiteiten, als abonnee van ons tijdschrift of één van onze nieuwsbrieven, of als geïnteresseerde aan onze werking is een overeenkomst. Je geeft hierbij expliciet je toestemming om de gegevens die je ons verstrekt te mogen verwerken.

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om onze overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren, en ook om:

• je ons tijdschrift of onze nieuwsbrieven toe te sturen;
• je te informeren over onze werking;
• je uit te nodigen op onze activiteiten en vergaderingen;
• je informatie te verstrekken over onze producten en diensten;
• je te helpen en uw vragen te beantwoorden.

c. Op basis van ons gerechtvaardigd belang

Wij gebruiken je persoonsgegevens om onze producten of diensten te kunnen ontwikkelen en aanbieden, om ons risicobeheer te verbeteren en om onze rechten te verdedigen, met inbegrip van:

• IT-beheer, inclusief infrastructuurbeheer (vb. gedeelde platforms), bedrijfscontinuïteit en IT-beveiliging;
• het opstellen van statistieken, tests en modellen voor onderzoek en ontwikkeling. We verwerken je persoonsgegevens ook zorgvuldig tot op het punt waarop ze niet langer aan je kunnen gelinkt worden, ten einde inzichten te creëren in de wijze waarop we onze doelgroepen bereiken.
• het personaliseren van ons aanbod via:
• het verbeteren van de kwaliteit van onze producten of diensten;
• het voeren van promotie voor producten of diensten die aansluiten bij jouw doelgroep.

Dit doen wij door:

• het segmenteren van onze leden en geïnteresseerden in doelgroepen;
• het verwerken van je interesses op basis van het gebruik van onze producten en diensten of je deelnames aan activiteiten.

d. Om je keuze te respecteren wanneer we je toestemming vragen voor een specifieke verwerking

In sommige gevallen dienen wij je toestemming te vragen om je gegevens te verwerken, bijvoorbeeld:

• indien wij bijkomende verwerkingen uitvoeren voor andere doeleinden dan deze vermeld, zullen wij hiervoor je toestemming vragen;
• het delen van je gegevens met een andere (bevriende) vereniging.

3. Met wie delen wij je persoonsgegevens?

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij onder andere gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT hardware, netwerk, …);
• het verzorgen en verspreiden van tijdschriften, nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• het uitvoeren van financiële transacties (bank, …);
• het voeren van boekhouding, personeelsadministratie en verzekeringsbeheer.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij deze de AVG-verordening toepassen.

4. Hoelang houden wij je persoonsgegevens bij

4.1 Algemeen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij zullen je persoonsgegevens bewaren zolang vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetten en regels, of langer, wanneer dit operationeel vereist is, zoals voor het faciliteren van het ledenbeheer, abonnementenbeheer, evenementenbeheer en om juridische claims of vragen van toezichthoudende autoriteiten te kunnen beantwoorden.

Zo wordt bijvoorbeeld de contactinformatie van de leden bijgehouden voor de duur van het lidmaatschap en tot 10 jaar na het einde van het lidmaatschap. Met betrekking tot geïnteresseerden wordt de informatie bijgehouden voor maximum 5 jaar, startend op de dag waarop de geïnteresseerde aangeeft niet langer communicatie van Willemsfonds vzw wenst te ontvangen. Deze gegevens worden bewaard in functie van intern statistisch onderzoeken.

5. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving heb je het recht op:

• Inzage: je kan informatie krijgen over de verwerking van je persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van dergelijke persoonsgegevens.
• Rectificatie: als je meent dat je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan je vragen dat deze persoonsgegevens worden aangepast.
• Wissing: je kan de wissing van je persoonsgegevens vragen.
• Beperking: je kan de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens vragen.
• Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met je specifieke interesses.
• Intrekken van je toestemming: indien je jouw toestemming hebt gegeven voor het verwerken van je persoonsgegevens, heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken.
• Gegevensoverdraagbaarheid: voor zover wettelijk van toepassing, heb je het recht om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt te verkrijgen of, voor zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij.

Indien je één van voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kan je ons via één van de volgende kanalen contacteren:

1. via het secretariaat van het Willemsfonds: privacy@willemsfonds.be
2. via het e-form op de website www.deMens.nu
3. via een e-mail aan privacy@deMens.nu

of je kan een brief richten naar het volgende adres :

UVV/deMens.nu,
Data Protection Officer, 
Brand Whitlocklaan 87 bus 9
1200 Sint-Lambrechts-Woluwe

Om te voorkomen dat iemand anders dan jezelf jouw gegevens zou opvragen, wijzigen of wissen, vragen wij je in dit geval om je te legitimeren, zodat wij je kunnen identificeren.

In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving heb je, naast de hierboven vermelde rechten, het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

6. Beveiliging van de gegevens

6.1 Algemeen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

7. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Hoe kan u wijzigingen aan deze privacyverklaring opvolgen?
In een wereld van voortdurende technologische veranderingen, zullen wij deze privacyverklaring regelmatig moeten bijwerken.  Wij nodigen je uit de laatste versie van deze privacyverklaring online te raadplegen en wij zullen je van inhoudelijke veranderingen op de hoogte houden via onze website of via onze andere gebruikelijke communicatiekanalen.

9. Hoe kan u ons contacteren?
Indien je vragen hebt over het gebruik van je persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring, kan je zich bij voorkeur richten aan onze communicatiemedewerker via privacy@willemsfonds.be of neem je rechtstreeks contact op met onze externe functionaris voor gegevensbescherming via e-mail naar privacy@deMens.nu

of via brief naar

UVV-deMens.nu,
Data Protection Officer
Brand Whitlocklaan 87 bus 9
1200 Sint-Lambrechts-Woluwe

die jouw vraag zal onderzoeken.